Документы для согласования строительных материалов
Перечень задаёт сотрудник заказчика, который согласует материал. Снабженец передаёт этот перечень вместе со спецификацией поставщику и фиксирует результат сверки. Таблица помогает собрать пакет; универсальную обязательность каждой строки она не устанавливает.
Таблица шире экрана — прокрутите вбок →
| Документ и задача | К чему относится | Что проверить | Действие при расхождении |
|---|---|---|---|
| ЛТИ: сравнить свойства с требованиями закупки | Конкретная марка материала | Название, назначение, нормативный документ и требуемые показатели | Отметить отсутствующий показатель и запросить документ на выбранную марку |
| Паспорт качества: идентифицировать поставку | Партия | Марка, партия, дата и смысл граф с показателями | Запросить паспорт на партию с этикетки |
| Сертификат или декларация: проверить охват продукции | Продукция, указанная в документе и приложениях | Номер, статус записи, даты, изготовитель и область действия | Записать расхождение и передать согласующему сотруднику вместе с ответом поставщика |
| Письмо или сертификат дилера: проверить требуемый статус поставщика | Организация-продавец | Названный статус, продукция, территория и срок | Запросить действующий документ с нужной областью |
Почему так. Письмо дилера связывает продавца с изготовителем, но не содержит результатов испытаний поставляемой партии. ЛТИ даёт характеристики марки; паспорт с номером партии связывает сведения о качестве с конкретной поставкой. Эти проверки требуют отдельных документов.
Пример сверки мастики Брит
Позиция: Стандарт Р для гидроизоляции кровель, ведро 10 кг. В ЛТИ изготовителя, с. 1 прочность сцепления с бетоном указана как «не менее 0,1 МПа». Это предел для этой марки по ГОСТ 26589.
Если спецификация требует именно этот показатель и эту марку, в таблице сверки записывают название, ссылку на ЛТИ и нормативный предел. Затем проверяют идентификацию поставляемой партии по паспорту. ЛТИ фундаментной Стандарт Р вместо кровельной отмечают как документ на другую позицию, даже если отдельное число совпало.
Почему так. В ЛТИ кровельной Стандарт Р, с. 1, полное название связано с назначением, СТО и набором характеристик. Одно совпавшее число сцепления не показывает, что другая мастика рассчитана на ту же работу.
Если нужен измеренный результат партии, ищут графу с результатом испытания. Графа «норма» показывает требование. Документы на грунтовку разобраны отдельно: сертификат, паспорт и технические условия на праймер.
Как проверить сертификат или декларацию
- Возьмите полный регистрационный номер из копии документа. Для российского сертификата откройте реестр сертификатов Росаккредитации, для декларации — реестр деклараций.
- Найдите запись по номеру. Сверьте статус, даты, изготовителя, заявителя и описание продукции с копией. Откройте приложения: в них могут перечисляться марки и модели.
- Найдите выбранный материал в области действия. Если он описан названием серии, сопоставьте изготовителя, марку и нормативный документ. В запрос поставщику включите отсутствующее приложение.
- Если запись не найдена или сведения расходятся, сохраните номер, ссылку либо результат поиска в таблице сверки. Добавьте в запрос поставщику прямую ссылку на запись и объяснение расхождения; передайте ответ сотруднику, который согласует материал.
Заявитель в сертификате может быть изготовителем или другой организацией; его название само по себе не обязано совпадать с продавцом в счёте. Заявителя сверяют с копией документа, а продукцию и изготовителя — с поставляемым материалом.
Почему так. Область действия сертификата или декларации ограничена перечисленной продукцией. Даже если продавец совпадает с заявителем, купленная марка может отсутствовать в этом перечне; поэтому сверяем материал и приложения к документу.
Для добровольного сертификата используют реестр выдавшей его системы. Наличие добровольного документа само по себе не отвечает на вопрос об обязательном подтверждении соответствия выбранного товара.
Таблица сверки и письмо поставщику
Таблица шире экрана — прокрутите вбок →
| Позиция и фасовка | Документ / ссылка | Результат проверки | Расхождение и действие |
|---|---|---|---|
| Стандарт Р для гидроизоляции кровель, 10 кг | ЛТИ Стандарт Р для гидроизоляции кровель, с. 1 | Марка и фасовка есть; сцепление с бетоном не менее 0,1 МПа | Паспорт поставляемой партии проверяется отдельной строкой при получении |
К таблице добавляют артикул из спецификации, имя файла или ссылку на каждый документ, дату сверки и ответственного. Паспорту, сертификату и приложениям отводят отдельные строки. Документы на будущую партию не отмечают как уже проверенные.
Направляем спецификацию и перечень документов для согласования материалов. Просим прислать документы по каждой позиции и указать, к какой строке относится каждый файл. Для сертификатов и деклараций приложите ссылки на записи в реестрах и приложения с перечнем продукции. Отсутствующие документы и отличия марки или фасовки перечислите отдельно. Состав документов по оплате и отгрузке и способ передачи просим указать до выставления счёта.
Документы по оплате и отгрузке
- До заказа зафиксируйте стороны, позиции, количества, условия поставки и перечень документов. Это требуется и для разовой, и для регулярной закупки.
- Для оплаты проверьте реквизиты и позиции в счёте. Налоговый режим сравните с предложением.
- При отгрузке сверяйте фактический товар и документы передачи. В перечне могут быть универсальный передаточный документ (УПД) либо накладная и счёт-фактура.
- Для электронного документооборота (ЭДО) передайте реквизиты организации, оператора и идентификатор участника; состав и способ обмена зафиксируйте до оплаты.
Как заказать
Пришлите полные названия, артикулы, фасовки, количество и перечень документов техзаказчика через форму «Расчёт по спецификации»: за 45 минут в рабочее время подготовим расчёт, кратность упаковки укажем в счёте. Отгружаем юрлицам и подрядчикам из Москвы, принимаем заказы от 50 000 ₽ с НДС с оплатой по счёту и передаём закрывающие документы.
Вопросы
Как отметить документ, который придёт с товаром?
Запишите его как ожидаемый и укажите этап получения. После поставки добавьте номер партии и результат проверки. Обещание передать файл и проверенный документ отражают разные этапы.
Что делать, если поставщик предлагает другую марку?
Сохраните исходную позицию и внесите замену отдельной строкой с её ЛТИ и причиной предложения. Решение о замене принимает сотрудник заказчика, отвечающий за материал; до этого исходная спецификация остаётся основанием заявки.